Tầm quan trọng của hậu cần – logistic trong sự kiện

Hậu cần - Logistic là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý sự kiện. Tất cả những công đoạn hỗ trợ hoạt động vận hành sẽ cải thiện đáng kể trải nghiệm của người tham dự, góp phần vào thành công của sự kiện.

Lập kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi người quản lý, nhà tổ chức phải cập nhật và ghi nhớ tới rất nhiều thứ cần thiết: Tạo một kế hoạch sự kiện, xây dựng nhóm, tuyển dụng các nhà cung cấp và phối hợp để phân phối sản phẩm,… Công việc quản lý các dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật và chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất để đảm bảo sự kiện được thực hiện liền mạch này bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, từ hữu hình (hàng hóa, địa điểm, phương tiện) cho tới vô hình (nền tảng, ứng dụng, mạng kết nối,…).

Hạng mục và khối lượng công việc phải đảm nhận

Trong sự kiện, hậu cần bao gồm 5 yếu tố chính.

Đầu tiên, có thể nhắc tới địa điểm. Khi chọn địa điểm, nhà tổ chức cần xem xét các yếu tố như vị trí địa lý, sắp đặt an ninh, sức chứa và lượng người tham dự ước tính, không gian trong nhà hay ngoài trời, ngân sách, những lợi ích đi kèm,…

Thứ hai, trong sự kiện sẽ bao gồm một số dịch vụ và chủ yếu là ăn uống. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch cho các thực đơn, món ăn, đồ uống,… và tìm nhà cung cấp dịch vụ thực phẩm để thay nhà tổ chức trực tiếp phục vụ khán giả, khách hàng.

Tiếp theo là vấn đề vận chuyển. Bất kỳ phương tiện di chuyển nào đưa người tham dự, diễn giả, nghệ sĩ, đối tác và nhà tài trợ đến địa điểm sự kiện đều được quản lý chi tiết. Xe riêng, xe dịch vụ, xe bus công cộng, tàu hỏa, máy bay,… bất cứ phương tiện di chuyển nào được chủ động lựa chọn để đưa những người quan trọng đối với sự kiện từ khách sạn, bãi đỗ,… đều phải được nhà tổ chức nắm bắt và thậm chí làm việc cùng các cơ quan vận tải địa phương, thành phố để có phương án phù hợp.

Thứ tư là hạng mục hàng hóa và bán hàng trong sự kiện (Merchandise). Các nhà tổ chức có thể nhận biết và xếp loại hàng hóa này như quà tặng, đồ lưu niệm miễn phí, đồ dùng thử/ăn thử và sử dụng chúng như một hình thức đơn giản giúp mang lại những tác động tích cực đến hình ảnh của sự kiện. Các sản phẩm, hàng hóa được bày bán trong sự kiện không phải một thành phần quá quan trọng hay hạng mục cần thiết, bắt buộc phải có trong kế hoạch và danh sách quản lý sự kiện. Tuy nhiên, Event Merch có thể được bổ sung vào sự kiện, vừa là một cách nâng cao trải nghiệm và tạo sự vui thích từ người tham dự, khách hàng, bên cạnh đó cũng mang tiềm năng lớn về mặt truyền thông và lợi thế quảng cáo trong hiện tại và tương lai.

Cuối cùng là việc quản lý các đồ dùng hỗ trợ cho việc vận hành sự kiện. Bất cứ thứ gì cần tới để đảm bảo việc sự kiện không thiếu thốn các vật dụng, đồ dùng cần tới như băng dính, dây đeo, đèn pin, máy chiếu, máy tính xách tay,… đều thuộc danh mục này.

Quản lý hậu cần sự kiện đòi hỏi phải suy tính trước một cách nghiêm túc và giám sát cẩn thận trong suốt vòng đời sự kiện. Đi đúng hướng về mặt hậu cần trong kế hoạch sẽ đảm bảo việc thực hiện sự kiện một cách hoàn hảo và cải thiện, đưa yếu tố trải nghiệm sự kiện hoàn hảo tới cho khán giả.

Những vấn đề rộng hơn cần tới hoạt động quản lý hậu cần sự kiện

Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhà tổ chức vẫn sẽ có thể đối mặt với một số vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát và không phải lúc nào cũng có thể ngăn chặn chúng. Tuy nhiên, đơn vị tổ chức hoàn toàn có thể dự đoán trước các vấn đề và tìm cách giảm thiểu tác động của chúng. Để giải quyết vấn đề, nhân sự gồm người/nhóm quản lý hậu cần làm việc trực tiếp với những nhân sự tới từ nhiều đầu việc khác nhau có liên quan để cùng hỗ trợ, cung cấp nhân sự và các hệ thống, quy trình huấn luyện, kiến thức,…

Dưới đây là bốn vấn đề hậu cần mà mọi người quản lý sự kiện tại nhiều vị trí, phối hợp cùng các đội nhóm chuyên trách khác nên chú ý:

• Thiếu bí quyết kỹ thuật: Các nền tảng sự kiện hiện đại (bán vé, tạo sự kiện ảo, theo dõi lịch trình, cá nhân hóa,…) thường đi kèm với một bộ tính năng toàn diện và có lộ trình học tập khó khăn. Việc quản lý các sự kiện và kết hợp thông qua các nền tảng này có thể là một thách thức vì có rất nhiều việc cần phải quan tâm như phổ biến cách sử dụng nền tảng, các điều kiện kết nối mạng, phương pháp giải quyết các thắc mắc của khán giả và thu hút người tham dự, sử dụng. Các sự cố và thách thức trên nếu không quản lý tốt sẽ làm xấu đi trải nghiệm của người tham dự. Tất cả những điều trên yên cầu sự tạo lập và xây dựng lên một nhóm kỹ thuật chuyên trách. Họ sẽ hỗ trợ về phần nội dung đào tạo và trực tiếp kiểm soát, chỉnh sửa kỹ thuật, túc trực khắc phục sự cố để tất cả những ai tiếp xúc đều được làm quen với nền tảng trước sự kiện và trải nghiệm sử dụng được mượt mà, dễ dàng. Ngoài ra, các bí quyết kỹ thuật cũng đề cập tới các quy trình, kỹ thuật, phương pháp vận hành sự kiện để những hoạt động tổ chức cho khách hàng, công chúng được liền mạch, mượt mà.
• Vượt ngân sách: Nhiều khi người quản lý sự kiện chi ngân sách một cách vội vàng, không phải cố ý mà do thiếu dự tính. Mặc dù những tình huống như thế này không phải lúc nào cũng có thể tránh được nhưng có thể chuẩn bị cho điều này bằng cách phân bổ và dự trù nhiều hơn một chút so với con số chuẩn đề ra. Trong nhiều tình huống, nhà tổ chức cũng cần phải nghiêm khắc, nếu thấy một khoản chi phí không mang lại giá trị, hãy giúp các thành viên trong nhóm hiểu lý do tại sao đó không phải là một lựa chọn khôn ngoan và cho thấy tác động (tiêu cực) của nó đối với tổng ngân sách.
• Không có kế hoạch dự phòng: Rất nhiều điều có thể xảy ra vào ngày diễn ra sự kiện. Nghệ sĩ bỏ cuộc/không xuất hiện, thời tiết xấu, vấn đề vận chuyển/giao thông, tỷ lệ người tham dự thấp hoặc rất cao, nhà cung cấp không cung cấp nguyên liệu đúng hạn và tiến độ, vấn đề cung cấp dịch vụ ăn uống, PR kém và bất cứ điều gì khác có thể tưởng tượng. Không lập kế hoạch cho những sự cố như vậy sẽ có nguy cơ phá hoại sự kiện. Khi lập kế hoạch dự phòng, nhà tổ chức dự đoán những tình huống có thể xảy ra, đánh giá tác động của chúng và lập kế hoạch thay thế để giải quyết tình huống đó. Lập kế hoạch dự phòng là một quá trình lặp đi lặp lại và sẽ bồi đắp kinh nghiệm cho những sự kiện sau được thực hiện tốt hơn.
• Nhà tài trợ bất mãn: Một nhà tài trợ có thể không hài lòng vì nhiều lý do. Họ mong đợi nhiều người tham dự hơn, tiếp cận nhiều hơn thông qua các chiến dịch tiếp thị, muốn có thêm thời gian để được giới thiệu về cá nhân/thương hiệu, có các cơ hội kết nối tốt,… Họ đã đầu tư một lượng lớn ngân sách vào sự kiện nhưng lại không hài lòng với kết quả đạt được. Có thể thấy đây là một trong những ví dụ điển hình về kỳ vọng không phù hợp và có thể xảy ra do những cam kết không rõ ràng khi tiếp nhận các nhà tài trợ. Qua đó, nhà tổ chức hãy đảm bảo tính khách quan nhất có thể trong các hợp đồng tài trợ. Ví dụ: mặc dù không thể hứa hẹn về số lượng khách hàng tiềm năng từ quảng cáo tiếp thị, nhưng vẫn có thể đề cập đến số liệu thống kê về phạm vi tiếp cận và các điểm/mốc tiêu chuẩn, chẳng hạn như số lượt đăng ký trung bình để mang lại sự rõ ràng hơn. Ngoài ra, nếu nhà tài trợ không hài lòng, bù đắp bằng cách cung cấp các lợi ích bổ sung về tài liệu và truyền thông tiếp thị sau sự kiện.

Có thể thấy, đằng sau mỗi sự kiện thành công là một mạng lưới chuẩn bị, phối hợp và thực hiện chi li cẩn thận, quản lý mọi mặt về những hoạt động sẽ diễn ra,… tất cả được gọi là hậu cần sự kiện. Hậu cần sự kiện bao gồm nhiều trách nhiệm và vấn đề, đòi hỏi phải quản lý chiến lược các nguồn lực khác nhau. Qua đó, hậu cần thiết lập sự đồng bộ hóa các hoạt động biểu diễn, chương trình, lễ hội,… hài hòa.

Cho dù sự kiện được tổ chức có là một hội nghị kinh doanh lớn, một đám cưới hoành tráng, lễ hội âm nhạc hay chỉ là một buổi gây quỹ cộng đồng, workshop thủ công, hội thảo,… thì mỗi giai đoạn của quy trình, từ ý tưởng ban đầu cho đến kết thúc cuối cùng, đều quan trọng, tiêu tốn cả một đội ngũ hùng hậu cùng nguồn vốn lớn đứng đằng sau cũng như chạy đua với thời gian để sắp xếp dành cho khán giả, công chúng trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất.

Backstage News

Theo Hoppier

Đọc thêm: Hậu cần cho các chuyến lưu diễn âm nhạc, hòa nhạc phức tạp và tốn kém thế nào?