Hướng dẫn A-Z cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh

Bạn đang có một email đặc biệt trong hộp thư đến, thông báo bạn đã nhận được một cơ hội việc làm lớn tại một công ty đa quốc gia? Cách bạn trả lời email nhận việc này bằng tiếng Anh có thể là yếu tố quyết định liệu bạn có gây được ấn tượng về sự chuyên nghiệp và phép lịch sự nơi làm việc với cấp trên của mình.

Trong bài viết này, Cake sẽ hướng dẫn bạn cách phản hồi email nhận việc bằng tiếng Anh. Cùng tìm hiểu những nội dung cần có của thư xác nhận nhận việc bằng tiếng Anh kèm mẫu, và không quên những lưu ý quan trọng khi viết email trả lời offer letter nhé!

1. Tiêu đề/Subject line

Tiêu đề email trả lời offer letter nên được viết ngắn gọn và rõ ràng, đề cập nội dung chính cũng như tên ứng viên.

2. Lời chào/Greeting

Bắt đầu email trả lời thư mời nhận việc bằng tiếng Anh bằng một lời chào lịch sự. Phần greeting thường là những cụm từ như:

• "Dear Mr./Mrs [tên họ người nhận],"
• “Hello [tên gọi người nhận],”
• "To whom it may concern,"/"Dear Hiring Manager," (nếu bạn không biết rõ tên người nhận).

Tiếp sau, hãy dành lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng hoặc quản lý nhân sự vì lời mời làm việc. Đây cũng là lúc bạn nên đề cập lại vị trí công việc và tên công ty trong email nhận việc bằng tiếng Anh.

3. Nội dung chính/Body

Trong phần nội dung chính của email trả lời thư nhận việc bằng tiếng Anh, đầu tiên hãy thông báo rõ liệu bạn đồng ý/từ chối hay cần thêm thời gian để suy nghĩ về offer của công ty. Sau đó, tùy thuộc vào quyết định của mình, hãy lịch sự hỏi thêm về những gì bạn cần biết thêm hoặc những điều khoản cần thương lượng.

Ví dụ:

• Nếu bạn đồng ý nhận việc:

“After reviewing the terms, I’m thrilled to accept the offer. I can't wait to join the team [thời gian bắt đầu công việc] with a starting salary of [mức lương].

Please inform me about what the next steps are, and if there’s anything I need to do or sign in prior.”.

• Nếu bạn từ chối nhận việc:

“It was great learning about the opportunity, and I was excited to receive the job offer. However, after careful consideration, I’ve decided this role isn’t the right fit for me at the moment, as [nêu ngắn gọn lý do từ chối nếu cần thiết, nhưng hãy lịch sự và bày tỏ sự tôn trọng].

It’s been a pleasure getting to know you and the company, and I hope I’ll have the chance to work with you in the future.”.

• Nếu bạn cần thêm thời gian:

“I’d like to make a well-informed and thoughtful decision and would appreciate the opportunity to know more about [thông tin bạn cần biết thêm để quyết định].

To give me more time to learn about the role, may I write back to you on the offer by the [thời gian]? Thank you in advance for helping me with this.”.

• Nếu bạn muốn thương lượng thêm:

“After reviewing the terms, I had a few questions I needed to ask you, particularly about the [vấn đề cần thương lượng]. Would you have time this week to discuss this? I’m free most afternoons after 2 p.m.

Thank you in advance for helping me with this.”

4. Lời kết/Closing

Sau phần nội dung chính, bạn có thể kết thúc trả lời email offer letter bằng tiếng Anh ngắn gọn như:

• “Sincerely,”
• “Best,”
• “Best regards,”

5. Chữ ký/Signature

Dưới lời kết, bạn luôn cần ghi chữ ký bao gồm tên đầy đủ. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp và giúp xác minh danh tính người gửi thư trả lời offer letter bằng tiếng Anh. Trong phần chữ ký, bạn có thể chèn thêm các thông tin như phương thức liên lạc (địa chỉ email, số điện thoại), hoặc link tới LinkedIn hay portfolio xin việc của mình.

Mẫu thư trả lời bằng tiếng Anh 1

Mẫu thư trả lời bằng tiếng Anh 2

Mẫu thư trả lời bằng tiếng Anh 3

✍️ Đảm bảo đúng chính tả, ngữ pháp

Dù quyết định của bạn là gì, bạn cũng nên soạn email và phản hồi lời mời làm việc một cách chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh như bất kỳ văn bản nào khác xuyên suốt quá trình tuyển dụng.

Với một lá thư nhận việc bằng tiếng Anh, hãy đảm bảo soát lỗi chính tả, font chữ lặp từ, ngữ pháp, cấu trúc email trước khi bạn nhấn gửi. Đừng quên kiểm tra lại cả những thông tin quan trọng như họ tên, ngày tháng, và mức lương.

✍️ Trả lời offer letter sớm nhất có thể

Sau khi nhận được thư mời nhận việc bằng tiếng Anh, bạn nên trả lời sớm nhất có thể. Trong điều kiện lý tưởng, bạn có thể yêu cầu nhà tuyển dụng cho thời gian xem xét lời đề nghị trong khoảng 24 giờ, hoặc vài ngày nếu bạn cần suy nghĩ kỹ về lựa chọn của mình.

Trước khi chính thức trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh, hãy xem xét các yếu tố quan trọng như nhu cầu tài chính, định hướng nghề nghiệp, và liệu văn hóa công ty có phù hợp với bạn hay không.

✍️ Nên chọn “Reply All"

Khi viết email trả lời thư nhận việc bằng tiếng Anh, việc sử dụng "Reply All" (phản hồi cho tất cả người trong danh sách gửi) đảm bảo rằng tất cả những người liên quan đến quá trình tuyển dụng nhân sự từ ban đầu, đều có thể theo dõi cuộc trò chuyện. Điều này giúp duy trì tính minh bạch và tránh hiểu lầm về sau.

✍️ Bày tỏ lời cảm ơn của bạn

Bày tỏ sự trân trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng trả lời email nhận việc là điều nên làm. Nếu như bạn chấp nhận lời mời làm việc, hãy bày tỏ sự nhiệt tình và hào hứng được đóng góp tích cực cho nhóm của mình trong tương lai gần. Trong trường hợp bạn viết email từ chối offer letter, một lời cảm ơn chân thành vẫn sẽ thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp, giúp bạn duy trì các mối quan hệ tốt, có ích cho hành trình sự nghiệp của mình về lâu dài.

✍️ Chuẩn bị các tài liệu cần thiết

Nếu công ty yêu cầu bạn cung cấp các tài liệu bổ sung trước onboarding, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị những thông tin này dưới đúng định dạng và đính kèm trong email nhận việc bằng tiếng Anh.

📍 Kết luận

Bạn có thể cảm thấy hồi hộp một chút khi trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh, vì bước này đánh dấu một khởi đầu quan trọng. Bài viết này tổng hợp các cách trả lời offer letter, giúp bạn hoàn thành email này và bắt đầu công việc mới một cách dễ dàng hơn.

Sau cùng, mặc dù thay đổi không phải lúc nào cũng là điều thoải mái, hãy tin rằng bạn xứng đáng với cơ hội này và thể hiện thật tốt trong vai trò mới nhé. Cake chúc bạn thành công!

- Tác giả bài viết: Dasie Pham -