Cách ghi gửi hàng qua bưu điện: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z

Bạn muốn gửi hàng qua bưu điện nhưng không biết cách thức ghi địa chỉ, lựa chọn dịch vụ chuyển phát và đóng gói hàng sao cho đúng quy trình và an toàn. Bài viết này, Droppii sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về cách ghi gửi hàng qua bưu điện. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Cách ghi gửi hàng qua bưu điện - viết địa chỉ trên bưu phẩm

Khi gửi hàng qua bưu điện, cách ghi địa chỉ trên bưu phẩm đúng và rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa được chuyển đến người nhận một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là những quy định cơ bản về cách viết địa chỉ trên bưu phẩm để giúp bạn gửi hàng một cách chính xác và đúng quy trình.

1.1. Quy định về viết địa chỉ trên bưu phẩm

Theo quy định của bưu điện, khi ghi địa chỉ trên bưu phẩm, bạn cần chú ý các yêu cầu sau:

• Sử dụng ngôn ngữ chính thức của quốc gia để viết địa chỉ, tránh sử dụng các ký tự, ngôn ngữ không được chấp nhận.
• Ghi rõ tên người nhận, số nhà, tên đường, quận/huyện, thành phố/tỉnh, quốc gia.
• Nếu cần thiết, bạn có thể ghi thêm các thông tin khác như số điện thoại, tên công ty, tên người liên hệ,…
• Sử dụng chữ in hoa để viết tên người nhận và tên đường để tránh nhầm lẫn.
• Tránh viết địa chỉ trên phía trước hoặc phía sau của bưu phẩm, nên viết địa chỉ ở phía trên trái hoặc phía dưới bên phải của bưu phẩm.
• Nếu gửi hàng ngoại thành, địa chỉ cần phải ghi rõ huyện/xã, nếu gửi hàng đi nước ngoài cần phải ghi rõ tên đất nước, mã bưu chính và số điện thoại của người nhận.

1.2. Cách ghi địa chỉ trên bưu kiện, thư, bưu phẩm có kích thước lớn

Khi gửi bưu kiện, thư hoặc bưu phẩm có kích thước lớn, bạn nên chú ý đến những quy định sau:

• Bề mặt bưu phẩm cần phải phẳng và rộng để dễ dàng ghi địa chỉ.
• Sử dụng bút dạ quang hoặc bút đen để viết địa chỉ trên bề mặt bưu phẩm.
• Viết địa chỉ trên một tờ giấy rồi dán lên bề mặt bưu phẩm để tránh ghi nhầm hoặc sửa đổi.
• Nếu gửi hàng có kích thước lớn, bạn nên viết địa chỉ trên bề mặt của vật cần gửi. Để đảm bảo địa chỉ được viết rõ ràng và không bị xóa mờ, bạn nên sử dụng bút dạ quang hoặc bút đen và viết địa chỉ một cách cẩn thận. Nếu bạn muốn đảm bảo địa chỉ không bị xóa mờ hay nhòe, bạn có thể sử dụng băng dính hoặc bao bì có bề mặt phù hợp để dán địa chỉ lên bề mặt vật cần gửi.

Ngoài ra, bạn cũng nên đảm bảo rằng địa chỉ ghi trên bưu phẩm là chính xác và đầy đủ để đảm bảo bưu phẩm được chuyển đến đúng địa chỉ và đến người nhận đúng lúc. Nếu bạn không chắc chắn về địa chỉ của người nhận hoặc cần xác nhận thêm thông tin liên quan, bạn nên liên hệ trực tiếp với người nhận để tránh gửi nhầm hoặc chậm trễ trong việc chuyển phát bưu phẩm.

Tóm lại, khi ghi địa chỉ trên bưu phẩm, thư hoặc bưu phẩm có kích thước lớn, bạn nên chú ý đến những quy định và lời khuyên trên để đảm bảo bưu phẩm được chuyển đến đúng địa chỉ và đến người nhận đúng lúc.

2. Cách đóng gói và chọn dịch vụ chuyển phát

Cách đóng gói và chọn dịch vụ chuyển phát là một phần quan trọng trong việc gửi hàng qua bưu điện. Dưới đây là quy định về đóng gói hàng hóa và cách lựa chọn dịch vụ chuyển phát.

2.1. Quy định về đóng gói hàng hóa

Việc đóng gói hàng hóa là bước quan trọng để đảm bảo an toàn cho sản phẩm nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển. Theo quy định của bưu điện, hàng hóa cần được đóng gói đầy đủ, chắc chắn và phù hợp với loại bưu phẩm mà bạn sử dụng.

Hãy lựa chọn bao bì phù hợp với kích thước và độ bền của sản phẩm. Nếu cần, bạn có thể sử dụng các vật liệu bảo vệ bên trong như mút xốp, bọt biển hoặc giấy gói quà để đảm bảo rằng sản phẩm không bị va đập trong quá trình vận chuyển.

2.2. Các dịch vụ chuyển phát của bưu điện và cách lựa chọn

Bưu điện cung cấp nhiều loại dịch vụ chuyển phát khác nhau như EMS, Giao Hàng Nhanh, Chuyển Phát Nhanh, Bưu Kiện và Thư. Hãy lựa chọn dịch vụ chuyển phát phù hợp với nhu cầu của bạn.

Nếu bạn cần gửi hàng hóa quốc tế, EMS hoặc Giao Hàng Nhanh sẽ là sự lựa chọn tốt nhất. Nếu bạn cần gửi hàng nội địa, Chuyển Phát Nhanh, Bưu Kiện hoặc Thư là các lựa chọn phổ biến.

Hãy xem xét tốc độ giao hàng, độ an toàn và chi phí để lựa chọn dịch vụ chuyển phát phù hợp nhất.

3. Cách ghi gửi hàng bưu điện và cách tính phí, thanh toán dịch vụ

3.1. Các phương pháp tính phí và giá cước chuyển phát

Việc tính phí và giá cước chuyển phát của bưu điện sẽ phụ thuộc vào loại dịch vụ chuyển phát mà bạn sử dụng, khoảng cách gửi và kích thước của bưu phẩm. Các phương pháp tính phí thường được sử dụng bao gồm tính theo cân nặng hoặc tính theo kích thước bưu phẩm.

*Đối với phương pháp tính theo cân nặng

Bạn sẽ phải trả phí dựa trên trọng lượng của bưu phẩm. Các dịch vụ chuyển phát của bưu điện thường tính phí theo từng kilogram hoặc nửa kilogram. Giá cước sẽ tăng lên đáng kể nếu bưu phẩm của bạn có trọng lượng lớn hơn so với giá trị cân nặng tối thiểu cho mỗi dịch vụ chuyển phát.

*Phương pháp tính theo kích thước bưu phẩm

Giá cước dựa trên kích thước thực tế của bưu phẩm, chứ không phải trọng lượng. Giá cước thường được tính bằng cách tính toán thể tích bưu phẩm (chiều dài x chiều rộng x chiều cao) và so sánh với một giá trị chuẩn được quy định trước đó. Nếu bưu phẩm của bạn vượt quá giá trị chuẩn này, bạn sẽ phải trả phí cao hơn.

3.2. Các phương thức thanh toán phí chuyển phát

Sau khi tính toán phí chuyển phát, bạn cần chọn phương thức thanh toán phù hợp để hoàn tất quá trình gửi hàng qua bưu điện. Bưu điện thường cung cấp nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm:

• Thanh toán trực tiếp: Bạn có thể trả tiền trực tiếp tại bưu điện hoặc điểm giao nhận hàng khi nhận bưu phẩm.
• Chuyển khoản: Bạn có thể chuyển khoản trực tiếp hoặc qua internet banking để thanh toán phí chuyển phát.
• Thẻ tín dụng: Nếu bạn có thẻ tín dụng, bạn có thể thanh toán phí chuyển phát bằng cách sử dụng thẻ tín dụng của mình.
• COD: Nếu bạn sử dụng dịch vụ chuyển phát COD (giao hàng thu tiền), bạn sẽ thanh toán phí chuyển phát khi người nhận thanh toán tiền hàng.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ COD, bạn cần chú ý đến mức phí thu hộ. Phí thu hộ sẽ được tính dựa trên giá trị hàng hóa và phải được trả trước khi bưu phẩm được gửi đi.

4. Hướng dẫn sử dụng công nghệ QR code trong việc ghi và gửi hàng qua bưu điện

4.1. Giới thiệu về công nghệ QR code và ứng dụng trong việc gửi hàng qua bưu điện

QR code (hay còn gọi là mã vạch hai chiều) là một công nghệ mã hóa được sử dụng phổ biến trong việc truyền tải thông tin. Các mã QR code có thể được đọc bởi các thiết bị di động thông qua ứng dụng đọc mã QR code.

Trong việc gửi hàng qua bưu điện, sử dụng công nghệ QR code giúp cho quá trình ghi địa chỉ và thông tin về bưu phẩm trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bằng cách in mã QR code trên bưu phẩm, người nhận hàng có thể dễ dàng quét mã QR code bằng thiết bị di động của mình để truy cập thông tin về bưu phẩm và theo dõi quá trình giao nhận.

4.2. Cách sử dụng QR code để ghi và gửi hàng qua bưu điện

Cách sử dụng QR code để ghi và gửi hàng qua bưu điện đang là một trong những xu hướng mới trong lĩnh vực gửi nhận bưu kiện. Công nghệ QR code giúp cho việc ghi và gửi hàng qua bưu điện trở nên đơn giản, tiện lợi và chính xác hơn bao giờ hết.

Để sử dụng công nghệ QR code để ghi và gửi hàng qua bưu điện, bạn cần phải có một thiết bị di động hỗ trợ quét mã QR và một ứng dụng hỗ trợ tạo và quét mã QR. Sau đây là các bước để sử dụng QR code để ghi và gửi hàng qua bưu điện:

Bước 1: Tạo mã QR cho địa chỉ gửi hàng

Bạn cần phải tạo một mã QR cho địa chỉ gửi hàng của bạn. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng các ứng dụng tạo mã QR như QR Code Generator hoặc QR Code Monkey.

Bước 2: In mã QR lên bưu phẩm

Sau khi đã tạo mã QR, bạn cần in mã QR này lên bưu phẩm. Nếu bạn đang gửi bưu kiện, bạn có thể in mã QR lên nhãn bưu phẩm. Nếu bạn đang gửi thư, bạn có thể in mã QR lên phong bì.

Bước 3: Quét mã QR khi gửi hàng qua bưu điện

Khi đến lúc gửi hàng qua bưu điện, bạn cần quét mã QR trên bưu phẩm bằng ứng dụng quét mã QR trên điện thoại của bạn. Sau khi quét được mã QR, địa chỉ gửi hàng sẽ được hiển thị trên màn hình điện thoại của bạn.

Bước 4: Chọn dịch vụ chuyển phát và đóng gói hàng

Sau khi đã quét được mã QR và biết địa chỉ gửi hàng, bạn có thể chọn dịch vụ chuyển phát phù hợp và đóng gói hàng hóa.

5. Những lí do nên gửi hàng qua bưu điện

Có một số lý do chính tại sao nên gửi hàng qua bưu điện:

Sự an toàn và bảo mật

- Bưu điện có các quy trình và biện pháp an ninh nghiêm ngặt để bảo vệ các gói hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

- Các gói hàng được đóng gói kỹ lưỡng và có bảo hiểm để đảm bảo an toàn cho nội dung bên trong.

Tính ổn định và đáng tin cậy

- Bưu điện có mạng lưới rộng khắp, với các trung tâm phân loại và phát hành khắp nơi.

- Dịch vụ giao hàng của bưu điện thường ổn định, đúng hẹn và ít gặp sự cố.

Phạm vi phủ sóng rộng

- Bưu điện có khả năng giao hàng đến hầu hết các địa chỉ, kể cả những nơi xa xôi, hẻo lánh.

- Điều này mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho người gửi hàng.

Chi phí hợp lý

- Giá cước gửi hàng qua bưu điện thường cạnh tranh và phù hợp với nhiều ngân sách khác nhau.

- Đặc biệt với những gói hàng nhỏ, trung bình, bưu điện thường có chi phí rẻ hơn so với các dịch vụ chuyển phát nhanh khác.

Dễ dàng theo dõi và truy vết

- Bưu điện cung cấp các dịch vụ theo dõi, truy vết gói hàng online hoặc qua điện thoại.

- Điều này giúp người gửi hàng có thể kiểm soát và biết chính xác tình trạng giao hàng.

Với những ưu điểm về an toàn, đáng tin cậy, phạm vi phủ sóng rộng và chi phí hợp lý, việc gửi hàng qua bưu điện thường được xem là một lựa chọn tối ưu cho nhiều người. Tuy nhiên, tùy từng nhu cầu và tính chất của gói hàng mà người gửi sẽ lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp nhất.

6. Tóm tắt những điểm quan trọng cần lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Khi gửi hàng qua bưu điện, việc ghi địa chỉ và chọn dịch vụ chuyển phát là rất quan trọng để đảm bảo bưu phẩm đến đúng tay người nhận đúng thời gian và an toàn. Những lưu ý về cách ghi gửi hàng qua bưu điện dưới đây giúp bạn đảm bảo đơn hàng giao thành công:

• Quy định về viết địa chỉ trên bưu phẩm: việc ghi địa chỉ trên bưu phẩm phải đúng quy định của bưu điện để đảm bảo đến đúng địa chỉ và tránh bị hoàn trả.
• Lựa chọn dịch vụ chuyển phát: để đảm bảo bưu phẩm được gửi nhanh chóng và an toàn, cần phải lựa chọn dịch vụ chuyển phát phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Quy định về đóng gói hàng hóa: đóng gói hàng hóa cẩn thận và đúng quy định để tránh bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.
• Các phương pháp tính phí và giá cước chuyển phát: phải tính toán phí chuyển phát đúng cách để không bị lãng phí chi phí.
• Các mẹo để bưu phẩm đến tay người nhận đúng thời gian và không bị hư hỏng hay mất mát: cần đóng gói hàng hóa chắc chắn, ghi đúng địa chỉ và lựa chọn dịch vụ chuyển phát phù hợp.

Với những thông tin mà Droppii chia sẻ trên bài viết giúp bạn biết rõ cách ghi gửi hàng qua bưu điện một cách chính xác và an toàn hơn. Ngoài ra, công nghệ QR code để giúp việc ghi và gửi hàng qua bưu điện trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Hãy áp dụng những kiến thức này để đạt được thành công trong việc gửi hàng qua bưu điện của bạn nhé.

Kinh doanh với nguồn vốn 0 đồng giúp bạn kiếm thêm nguồn thu nhập thứ hai từ mô hình kinh doanh dropshipping, Droppii hướng dẫn bạn từ a-z. Điền ngay thông tin vào Form đăng ký bên dưới để được tư vấn miễn phí nhé.

Xem thêm:

• Droppii tuyển cộng tác viên kinh doanh online không cần vốn
• Kinh nghiệm kinh doanh trên Droppii cho người mới bắt đầu