Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết hồ sơ xin việc đầy đủ nhất?

Bạn không thể thiếu hồ sơ xin việckhi apply vào các công ty, doanh nghiệp. Hồ sơ chuẩn bao gồm những tài liệu nào? Mẫu hồ sơ đầy đủ có bao nhiêu loại giấy tờ? Bài viết sau đây của TopCV sẽ hướng dẫn viết hồ sơ để xin việc chi tiết nhất!

Hồ sơ xin việc là gì? Khi nào cần làm hồ sơ xin việc?

Khi bắt đầu đi làm, chắc hẳn ai cũng phải sử dụng đến hồ sơ xin việc. Những tài liệu rời liên quan đến lý lịch cá nhân và thư ứng tuyển sẽ được gộp chung lại, bỏ vào một tập chung gọi là “hồ sơ”. Hiện nay nhiều nhà tuyển dụng đang chuyển đổi sang hồ sơ tuyển dụng trực tuyến. Thế nhưng bộ hồ sơ truyền thống vẫn là điều kiện cần để bạn ứng tuyển vào những doanh nghiệp lớn hoặc cơ quan Nhà nước.

Có thể thấy nội dung hồ sơ không quá phức tạp nhưng luôn yêu cầu phải đầy đủ và chính xác. Tất cả thông tin cá nhân của ứng viên sẽ nằm trong tập hồ sơ chung nên hãy bảo đảm số lượng không được thừa, thiếu. Đặc biệt là một số giấy tờ công chứng thì lại càng nên chuẩn về mặt pháp lý.

Để chuẩn bị, bạn có thể mua tập hồ sơ tại các nhà sách, cửa hàng văn phòng phẩm hoặc tự in sau khi tải hồ sơ mẫu trên mạng. Sau đó, tuỳ theo yêu cầu nhà tuyển dụng mà sắp xếp lại các loại giấy tờ cần gửi. Bạn nên liệt kê nhóm giấy tờ hành chính ra riêng để mang đi công chức một thể. Nếu bạn apply vào ngành nghề thiết kế, nghệ thuật thì cũng đừng quên kèm theo portfolio vào trong tập hồ sơ nhé!

Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Thông thường sẽ có 8 nhóm giấy tờ cần được cung cấp bên trong tập hồ sơ ứng tuyển. Một số nơi có thể yêu cầu thêm hoặc ít hơn so với danh sách tham khảo dưới đây. Ngoài ra, cũng có nơi không yêu cầu bản công chứng mà chỉ cần bản photo của giấy tờ hành chính. Cùng TopCV điểm lại 8 tài liệu quen thuộc luôn cần chuẩn bị khi đi xin việc.

Sơ yếu lý lịch tự thuật có dấu xác nhận của địa phương

Bản sơ yếu lý lịch là dạng tờ khai thông tin cá nhân của từng ứng cử viên. Tài liệu này thường tiết lộ chi tiết nhân thân, quê quán và hoạt động Đoàn, Đảng của bạn (nếu có). Sơ yếu lý lịch tự thuật không có hạn sử dụng, một lần xác thực có thể dùng mãi mãi. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng bắt buộc sơ yếu lý lịch phải được địa phương xác nhận trong khoảng 3 - 6 tháng gần nhất.

Nhiều người ngại đi xác thực sơ yếu lý lịch nhưng thực chất công đoạn này rất nhanh gọn. Do tính chất văn bản không bắt buộc phải xác thực tại nơi cư trú nên bạn hoàn toàn có thể thực hiện ở:

• Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã nơi đang cư trú/tạm trú.
• Hệ thống văn phòng công chứng tư nhân.
• Hệ thống văn phòng Tư pháp ở địa phương.

Bên cạnh đó, đừng quên bí quyết ghi sơ yếu lý lịch “ăn điểm”:

• Chữ viết gọn gàng, dễ nhìn.
• Nội dung ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
• Đảm bảo tính xác thực của thông tin trong sơ yếu lý lịch.

Đơn xin việc

Đừng nhầm đơn xin việc với CV vì đơn này sẽ thay vai trò thư ứng tuyển gửi tới nhà tuyển dụng. Đơn xin việc có mẫu riêng nhưng hiện nay nhiều bạn thích tự trình bày dưới dạng Cover Letter hiện đại. Nội dung đơn xin việc thường bao gồm vị trí làm việc bạn mong muốn, nguyện vọng sự nghiệp và liệt kê sơ bộ một vài kinh nghiệm làm việc trước đó.

Để cho thấy rõ thế mạnh bản thân, người viết đơn nên thể hiện trình độ hiểu biết của mình thông qua:

• Cách hành văn lịch sự, khách quan
• Lối xưng hô đúng mực, có thể xưng là “Quý công ty - em/tôi”
• Nêu ngắn gọn 2-3 câu để giải thích vì sao bản thân hợp với vị trí ứng tuyển
• Tự mô tả ngắn gọn về công ty (ví dụ “Được biết công ty là nơi sản xuất, v.vv..”, “Những dịch vụ tại đây đang là xu hướng thời đại, v.vv..).

Yếu tố trình bày cũng nên được để ý. Nếu dùng mẫu có sẵn thì hãy tìm mẫu đơn phù hợp nhất với nguyện vọng bản thân. Đơn xin việc nên được in hoặc viết tay trên khổ giấy A4. Font chữ in ấn khuyên dùng là Times New Roman hoặc Arial với kích cỡ trung bình, không quá to hay quá bé. Bạn có thể tận dụng bôi đậm hoặc in nghiêng để nhấn mạnh các ý quan trọng và cần thiết (tên, vị trí ứng tuyển, ngày tháng, v.vv..).

TopCV hiện cung cấp công cụ tạo Cover Letter miễn phí với hàng trăm mẫu thuộc đa dạng ngành nghề. Với công cụ này, bạn sẽ dễ dàng tạo một Cover Letter đẹp về mẫu mã và chuyên nghiệp về nội dung để ghi điểm với nhà tuyển dụng:

Tạo Cover Letter ngay

CV xin việc

Thuật ngữ CV là viết tắt cho cụm từ "Curriculum Vitae". Đây là loại tài liệu quá quen thuộc khi nhắc đến tuyển dụng. Cách viết CV chuẩn thường tóm tắt đầy đủ mọi thông tin cá nhân, kèm theo trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và thành tích mà bạn từng đạt được.

Thị trường lao động ngày càng phức tạp đòi hỏi CV ứng viên phải thật sự nổi bật. Đừng quá chăm chú vào những nội dung CV “kinh điển” gây nhàm chán. Tài liệu này là yếu tố được quan tâm nhất trong bộ hồ sơ nên hãy tự tin thể hiện cá tính. Thông qua lối trình bày và sắp xếp nội dung, CV có thể nói rất nhiều về tính cách cũng như trình độ của từng ứng viên.

Để hồ sơ xin việc ấn tượng thì ít nhất bạn nên tạo CV hoàn chỉnh với những đề mục sau:

• Thông tin chung cá nhân: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, thông tin liên hệ (email, số điện thoại, mạng xã hội…)
• Mục tiêu nghề nghiệp: Mục tiêu nghề nghiệp có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy theo nhu cầu của bạn. Một ứng viên có chiến lược viết mục tiêu nghề nghiệp thông minh chắc chắn sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng bởi sự cầu toàn và chắc chắn.
• Thông tin về học vấn: Liệt kê những nơi bạn từng học, kèm theo chuyên ngành và năm dự định tốt nghiệp.
• Thông tin về kinh nghiệm làm việc: Không nhất thiết phải liệt kê toàn bộ công việc cũ bạn từng làm mà hãy chọn lọc để đưa vào những “điểm sáng” liên quan nhất, có giá trị cao nhất.
• Thông tin về kỹ năng: Đây là lúc bạn đưa vào CV những điểm mạnh cá nhân. Ứng cử viên thường note lại một số kỹ năng phổ biến như: kỹ năng tin học, ngoại ngữ, khả năng giao tiếp, kỹ năng thiết kế... Bạn có thể thêm vào cả sở thích để thể hiện cá tính.
• Thông tin về giải thưởng: Nếu từng nhận được giải thưởng trong quá khứ hoặc có điểm số IELTS, TOEIC ấn tượng thì nên ghi ngay vào CV bạn nhé! Đừng ngại trình bày về thành tựu của bạn, điều này sẽ càng chứng tỏ bạn tài giỏi và tự tin.

>>> Trải nghiệm ngay công cụ tạo CV miễn phí từ TopCV để tự mình thiết kế mẫu CV đúng chuẩn ngành nghề và ghi điểm với nhà tuyển dụng ngay từ vòng gửi hồ sơ ứng tuyển:

Tạo CV ngay

Giấy khám sức khỏe

Trong bộ hồ sơ nên kèm theo Giấy khám sức khỏe để xác nhận ứng viên có đủ sức khỏe cho công việc. Đối với các ngành nghề yêu cầu thể lực như: Giáo viên thể dục, Huấn luyện viên thể hình, Cứu hộ bể bơi, v.vv.. thì những giấy tờ Y tế như thế này khá quan trọng. Hơn nữa, vì pháp luật hiện nay quy định Giấy khám sức khỏe chỉ có thời hạn sử dụng 12 tháng. Tuy nhiên, trong hoạt động tuyển dụng, nhà tuyển dụng thường yêu cầu giấy khám sức khỏe không quá 6 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ nên đừng quên tái khám thường xuyên nhé.

Mẫu giấy khám sức khỏe có thể dễ dàng được tìm thấy tại cửa hàng văn phòng phẩm. Nhưng để tiện lợi hơn thì bạn nên tiến hành khám tại bệnh viện, trung tâm y tế địa phương để nhận ngay Giấy khám sức khỏe do bác sĩ viết. Riêng tại Hà Nội, những địa điểm sau đây chuyên dành cho việc khám và chuẩn bị Giấy khám sức khỏe: Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện E, Bệnh viện Đại học Y, v.vv.. hoặc bất kỳ bệnh viện tư nhân nào khác.

Bằng cấp và chứng chỉ

Những cử nhân sau khi ra trường đều cần nộp Bằng tốt nghiệp và Chứng chỉ cho nhà tuyển dụng để chứng minh trình độ học vấn. Thông thường chỉ cần photo các loại giấy tờ này nhưng một số công ty có thể yêu cầu bản sao công chứng. Nếu bạn chưa kịp lấy bằng tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học thì cũng có thể dùng bảng điểm để thay thế.

Vì một số bạn có thể sở hữu nhiều hơn một Bằng cấp và Chứng chỉ nên lưu ý phân biệt rõ hai loại giấy tờ này để tránh nhầm lẫn. Bảng tiếp theo đây là so sánh hai khái niệm Chứng chỉ và Bằng cấp:

Thẻ căn cước công dân

Thẻ căn cước công dân (viết tắt “CCCD”) là loại giấy tờ tùy thân quan trọng của mỗi công dân Việt Nam. Trong đó xác nhận quốc tịch, mã số công dân và thông tin cá nhân của ứng viên khi đi xin việc.

Trước đây, Việt Nam phổ biến sử dụng thẻ CMND nhưng từ sau năm 2016 thì thẻ Căn cước Công dân đã chính thức thay thế. Vì đây là tài liệu bất ly thân nên bộ hồ sơ xin việc nào cũng phải đính kèm bản công chứng thẻ căn cước công dân.

Công chứng giấy khai sinh, sổ hộ khẩu

Tương tự với các nhóm giấy tờ hành chính khác, giấy khai sinh và sổ hộ khẩu thường xuyên được yêu cầu nộp bản sao công chứng khi đi xin việc làm. Tuy nhiên, cần phân biệt hai loại bản sao Giấy khai sinh:

• Bản sao cấp từ bản gốc Giấy khai sinh, được in màu.
• Bản sao chứng thực từ phiên bản photo Giấy khai sinh, sao y bản chính.

Còn đối với sổ hộ khẩu thì kể từ Luật Cư Trú 2020 đã có quyết định loại bỏ hình thức sổ hộ khẩu giấy truyền thống. Các ứng cử viên khi nộp hồ sơ hãy chú ý kỹ phần này để xem nhà tuyển dụng yêu cầu nộp công chứng hộ khẩu như thế nào.

Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6

Ảnh thẻ thường được dùng để dán lên Sơ yếu lý lịch, bìa hồ sơ hoặc in ra thêm theo yêu cầu nhà tuyển dụng. Một vài lưu ý khi chụp ảnh thẻ xin việc chính là cố gắng thể hiện phong cách đứng đắn và lịch sự. Các chuyên gia luôn khuyên mặc trang phục đơn màu, không quá sặc sỡ, không nhiều hoa văn, không quá hở hang khi chụp ảnh thẻ.

Ngoài ra, để khuôn mặt được rõ ràng và dễ nhìn trong ảnh thẻ, bạn hãy tham khảo:

• Vén tóc gọn gàng, không che tai hay mắt.
• Tránh đeo nhiều trang sức trên tai, cổ. Nếu là ảnh thẻ xin việc thì không nên đeo khuyên môi, mũi.
• Chú ý hạ cằm thấp vừa, mắt nhìn thẳng và thẳng lưng.
• Mỉm cười nhẹ nếu không muốn ảnh quá nghiêm trang.

Kết luận

Cơ hội việc làm luôn chờ đón các bạn trẻ tìm tòi và trải nghiệm. Tại TopCV, bạn còn có thể tự tạo CV online và kết nối với nhà tuyển dụng trong thời gian sớm nhất. Hy vọng bài viết trên đã cho bạn những thông bổ ích về hồ sơ xin việc chi tiết. Chúc bạn có thêm nhiều kiến thức mới và sẵn sàng nộp hồ sơ đến những nhà tuyển dụng tiềm năng nhé!

Đừng quên, TopCV đang có hàng nghìn cơ hội việc làm vô cùng hấp dẫn, nhanh tay truy cập và khám phá ngay bạn nhé!

Tìm việc ngay

Nguồn ảnh: Sưu tầm